Was ist digitales Besuchermanagement?

Ganz klar, ein effektives Besuchermanagement ist ein unverzichtbarer Bestandteil Ihres Unternehmens. Schließlich liegen Ihnen Sicherheit, Effizienz und Professionalität am Herzen.

Doch seien wir ehrlich: Die traditionelle Zettelwirtschaft torpediert diese Werte immer wieder. Eine Besucherverwaltung auf Papier ist unflexibel, fehleranfällig und nicht immer DSGVO-konform.

Die Tücken der Besucherverwaltung auf Papier sind Ihnen sicherlich nur allzu vertraut, nicht wahr?

Digitales Besuchermanagement Übersicht:

Schwachstellen des Besuchermanagements in Papierform

• Papierbasierte Systeme erfordern manuelle Eingaben und Verwaltung. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
• Der Mitarbeiter am Empfang muss häufig Informationen suchen oder Besucher manuell eintragen. Das verlangsamt den Empfangsprozess.
• Papierformulare können leicht verloren gehen oder gestohlen werden. Das bringt Sicherheits- und Datenschutzverletzungen mit sich.
• Papierdokumente bieten keinen Schutz durch Verschlüsselung, wodurch sensible Informationen leicht zugänglich sind.
• Das Auffinden spezifischer Informationen in Papierbergen ist mühsam und zeitaufwendig.
• Es ist schwierig, einen schnellen Überblick über aktuelle und vergangene Besucher zu erhalten. Das erschwert die Nachverfolgbarkeit erheblich.
• Änderungen oder Anpassungen in papierbasierten Systemen sind aufwändig und zeitintensiv.
• Papierdokumente benötigen physischen Stauraum. In kleinen Unternehmen kann das schnell zum Problem werden
• Papierformulare lassen sich nicht leicht in andere digitale Systeme oder Prozesse integrieren. Die Folge sind isolierte Informationssilos.

Das traditionelle Besuchermanagement auf Papier bringt also ein ganzes Rudel von Schreckgespenstern mit sich. Doch mit nur einer Entscheidung können Sie sie alle sofort eliminieren: der Entscheidung für das digitale Besuchermanagement.

Was genau bedeutet eigentlich „digitales Besuchermanagement“?

Ganz kurz gesagt: Es bedeutet eine enorme Erleichterung. Das digitale Besuchermanagement verlagert den gesamten Prozess der Besucherregistrierung und -verwaltung von Büchern und Ordnern ins Digitale – und macht ihn damit herrlich einfach, stressfrei und effizient. Ihre Besucher melden sich direkt per Tablet am Empfang oder ganz bequem mit ihrem Smartphone über einen QR-Code an – ohne zusätzliche App.

Sie können verschiedene Aufgaben smart und schnell erledigen: sei es das Unterschreiben von Dokumenten, das Aufnehmen von Besucherfotos oder das Drucken von Besucherausweisen. Auch die Echtzeit-Übersicht über Besucher ist damit jederzeit gewährleistet. Möchten Sie weiteren Personen Einsicht in diese Daten geben, ist dies ebenfalls mit wenigen Klicks dank integriertem Benutzermanagement erledigt.

So profitieren Sie von digitaler Besucherverwaltung

Sie ersparen sich den lästigen Papierkram! Mit einem digitalen Besuchermanagement sorgen Sie für einen schnellen, sicheren und professionellen Empfang. Für Ihr Unternehmen bedeutet das weniger Stress und einen reibungslosen Ablauf, der Ihre Gäste beeindruckt und Ihre Mitarbeiter entlastet.

Dabei dauert Ihr Start in die digitale Besucherverwaltung nicht länger, als sich eine Tasse Kaffee zuzubereiten. In nur fünf Minuten ist Ihr digitaler Besucherempfang startklar. Schauen wir uns Ihre Vorteile noch einmal explizit an:

• Sie sparen Zeit und steigern Ihre Effizienz: Durch automatisierte An- und Abmeldungen von Besuchern reduzieren Sie den Arbeitsaufwand auf ein Minimum. Langwieriges Aufschreiben oder Abtippen entfällt.
• Sie erhöhen die Sicherheit und stellen die Rechtskonformität sicher: Sicherheits- und Datenschutzstandards, wie beispielsweise ISO 27001, TISAX  oder Brandschutzbestimmungen, verlieren ihren Schrecken. Ihr digitales System unterstützt sie umfassend bei der Einhaltung aller Bestimmungen.
• Sie bringen die Besucherfreundlichkeit Ihres Unternehmens auf die Höhe der Zeit: Mit einem smarten, intuitiven Anmeldesystem bereiten Sie Ihren Besuchern eine angenehme Erfahrung bereits am Empfang. Alles Nötige wird digital, schnell und intelligent erledigt – und Sie präsentieren Ihre moderne, effiziente Unternehmenskultur.

Ganz konkret: Das leistet das digitale Besuchermanagement-System EinfachGast für Sie

EinfachGast automatisiert viele Aufgaben, die bisher manuell erledigt werden mussten. Das spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand. Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während das System den Besucherprozess übernimmt.

1. Einfache Anmeldung: Ihre Besucher können sich schnell und unkompliziert per QR-Code, Tablet oder durch einen Empfangsmitarbeiter anmelden. Besucherausweise werden automatisch erstellt und direkt ausgedruckt.

2. Echtzeit-Überwachung und Reporting: Das System ermöglicht eine Echtzeit-Überwachung der Besucheraktivitäten und bietet detaillierte Berichte. Das gewährleistet die stete Einhaltung von Sicherheitsstandards und ist hilfreich bei der Vorbereitung auf Audits nach ISO 27001 oder TISAX.

3. Datensicherheit und Compliance: Das System ist DSGVO-konform und speichert alle Daten sicher auf Servern in Deutschland. Es nutzt AES-256-Verschlüsselung, um sowohl die Datenübertragung als auch die Speicherung zu schützen. Das garantiert, dass sensible Informationen sicher und vertraulich behandelt werden.

4. Notfallmanagement: Im Falle einer Notsituation liefert das System präzise Informationen über die Anwesenheit von Besuchern und ermöglicht so eine schnelle und sichere Evakuierung. Sicherheitskräfte können die Daten in Echtzeit abrufen und die Rettungsmaßnahmen exakter koordinieren.

5. Ressourcenschonung: Durch die digitale Erfassung und Verwaltung von Besucherdaten gehören Papierdokumente endlich der Vergangenheit an. Das ist nicht nur umweltfreundlich, sondern auch platzsparend.

Integration in bestehende Abläufe

Die gute Nachricht für die IT: Das Besuchermanagementsystem von EinfachGast wird cloudbasiert betrieben. Deswegen kann es als Webanwendung ganz einfach in bestehende Unternehmensstrukturen integriert werden, ohne dabei IT-Ressourcen zu beanspruchen. Es fallen also weder Installation noch Wartung an.

Die gute Nachricht für die Verwaltung: EinfachGast ist flexibel und kann im Handumdrehen an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. Durch die rollenbasierte Rechtevergabe können die Benutzer spezifische Zugriffsrechte erhalten – ein weiteres Plus an Sicherheit und Effizienz.

Fazit:

Mit dem Wissen um all diese Vorteile wird deutlich: Ein digitales Besuchermanagement ist nicht nur eine moderne Betriebslösung ist. Es ist ein Muss für jedes Unternehmen, das seine Effizienz und Sicherheit steigern möchte. Ein solches System spart Ressourcen, erhöht die Professionalität und verbessert Sicherheit im Betrieb – und das auf eine äußerst unkomplizierte und clevere Art und Weise.