Einführung eines digitalen Besuchermanagement-Systems: Tipps aus der Praxis
Einführung eines digitalen Besuchermanagement-Systems
Hilfreiche Tipps für den schnellen Umstieg auf eine digitale Lösung.
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Praxistipps zur Einführung eines digitalen Besuchermanagement-Systems

Die Digitalisierung hat viele Bereiche des Geschäftslebens revolutioniert. Das Besuchermanagement bildet da keine Ausnahme, denn die Vorteile eines solchen Systems liegen auf der Hand: Es sorgt nicht nur für einen professionellen und effizienten Empfangsprozess, sondern verbessert auch die Sicherheit und hilft, gesetzliche Vorschriften einzuhalten.

Schön und gut, denken Sie sich nun vielleicht. Doch wie läuft das alles genau ab? Welche Punkte muss ich abhaken, bis ich mein Besuchermanagement erfolgreich digitalisiert habe? Hier finden Sie eine praxiserprobte Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Und um es schon einmal vorweg zu nehmen: Der Prozess ist viel unkomplizierter, als Sie jetzt vielleicht noch glauben. 😊

5 Schritte zur Einführung:

Schritt 1: Die Auswahl der richtigen Software

Sie haben sich dazu entschlossen, die alte Zettelwirtschaft in die Wüste zu schicken und durch ein zeitgemäßes, digitales Besuchermanagement zu ersetzen? Herzlichen Glückwunsch, damit haben Sie das erste, entscheidende To-do schon erfolgreich absolviert.

Nun suchen Sie also eine benutzerfreundliche, sichere und flexible Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Folgende Punkte stehen jetzt auf Ihrer Agenda:

Bedarfsanalyse: Überlegen Sie – am besten gemeinsam mit allen Beteiligten -, welche Anforderungen Sie bzw. Ihr Unternehmen an das System stellen. Ideal ist es, wenn Ihr neues System verschiedene Funktionen wie Tablet- und QR-Code-Anmeldung, Echtzeit-Überwachung und rollenbasierte Rechtevergabe bietet und darüber hinaus auch noch eine benutzerfreundliche Oberfläche hat. Nur, wenn all Ihren Bedürfnissen Rechnung getragen wird, können Sie die Power des digitalen Besuchermanagements voll ausnutzen. Und nur dann werden Sie vollends zufrieden sein.

Anbieterbewertung: Sie haben einen Anbieter gefunden, der Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt? Sehr gut. Dann gilt es nun noch darauf zu achten, dass er auch hohe Sicherheitsstandards bietet. Entscheiden Sie sich unbedingt für eine DSGVO-konforme Lösung mit umfangreichen Sicherheitsmaßnahmen. 

Wahrscheinlich schätzen Sie es, wenn Ihr neues System möglichst wenig Arbeit macht. Achten Sie daher unbedingt auf eine Cloud-basierte Lösung. Denn dann müssen Sie keine Software auf Ihrem Computer installieren. Auch Wartungsarbeiten entfallen, neue Funktionen erhalten Sie ganz automatisch.

Weiterhin wichtig bei der Entscheidung: Steht Ihnen ein Support zur Verfügung? Tauchen im Vorfeld der Implementierung oder auch im Rahmen der Nutzung Fragen auf, ist das ein unschätzbarer Vorteil.

Schritt 2: Vorbereitung & Planung

Die Entscheidung für ein digitales Besuchermanagement-System ist gefallen, nun geht es an die Vorbereitung.

Projekt-Verantwortlichen benennen: Bestimmen Sie eine oder mehrere federführende Personen. Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten.

Die gute Nachricht an dieser Stelle: Haben Sie sich für eine Cloud-Lösung entschieden, ist die technische Implementierung Ihrer digitalen Besucherverwaltung schnell erledigt.

Testphase einplanen: Eine Änderung der Prozesse kann zu Unsicherheiten führen. Das ist in allen Unternehmensbereichen so und ganz normal. Es hat sich als hilfreich erwiesen, wenn bei Bedarf zunächst eine Pilotphase durchgeführt wird. Möglicherweise fühlen sich Ihre Kollegen wohler, wenn für kurze Zeit das alte und das neue System parallel betrieben werden. Diese Backup-Lösung vermittelt während der Eingewöhnung die nötige Sicherheit.

Schritt 3: Die Systemeinrichtung

Endlich geht’s so richtig los, die technische Umsetzung steht an. Das ist der Moment, an dem es entweder für Sie kribbelig wird oder Sie mehrere Tickets an Ihre IT-Abteilung stellen? Eigentlich nicht. Zumindest dann nicht, wenn Sie eine gute Systemwahl getroffen haben. Dann können sich alle Beteiligten entspannen.

Hardware-Installation: Nehmen Sie notwendige Geräte wie Tablets und Ausweisdrucker in Betrieb und stellen Sie sicher, dass eine stabile Netzwerkverbindung besteht. Positionieren Sie ggf. Boden-, Wand- oder Tischhalterungen.

ggf. App-Installation: Richten Sie die Plattform ein und passen Sie die Benutzeroberfläche an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

Rechtevergabe: Legen Sie fest, welche Mitarbeiter welche Rollen im neuen System übernehmen sollen und teilen Sie die entsprechenden Rechte zu.

Schritt 4: Schulung der Mitarbeiter

Gut geschulte Mitarbeiter sind entscheidend für den reibungslosen Betrieb des neuen Systems. Die meisten Kollegen werden froh sein, dass sich ihr Arbeitsalltag nun deutlich einfacher gestalten wird. Einige wenige werden sich zunächst vielleicht etwas skeptisch zeigen. Doch diese Berührungsängste haben ganz schnell keine Chance mehr gegen die unleugbaren Vorteile der neuen Art der Besucherverwaltung.

Schulungsbedarf ermitteln: Überlegen Sie, welche Mitarbeiter geschult werden müssen und in welchem Umfang.

Schulung durchführen: Buchen Sie bei Ihrem Anbieter eine Demo-Präsentation. Hier erleben Ihre Kollegen das neue System in der Anwendung und können Fragen stellen. Anschließend empfiehlt sich ein Workshop zur praktischen Erprobung und Festlegung neuer Workflows.

Schritt 5: Die Implementierung Ihres digitalen Besuchermanagement-Systems

Das System steht, die Mitarbeiter kennen sich aus. Die Integration des Systems in Ihre bestehenden Prozesse ist nun noch der letzte Schritt.

Integration: Konfigurieren Sie Ihr neues Besuchermanagement-System so, dass es sich nahtlos in Ihre bestehende Unternehmensprozesse integriert. Mit einer smarten Besucherverwaltung wie EinfachGast ist das kein Problem. Es bietet flexible Anpassungsmöglichkeiten, die die erforderlichen Anpassungen im Handumdrehen  ermöglichen.

Fazit

Wenig Aufwand, maximale Wirkung – so lässt sich die Digitalisierung Ihres Besuchermanagements zusammenfassen. Fordern Sie einfach einen kostenlosen, unverbindlichen Testzugang bei EinfachGast an oder vereinbaren Sie eine Demo-Präsentation, um sich selbst zu überzeugen. Es lohnt sich für Sie. Denn das digitale Besuchermanagement verbessert nicht nur die Effizienz Ihres Unternehmens. Es erhöht auch die Sicherheit und sorgt für eine professionelle Außenwirkung.

Starten Sie noch heute mit Ihrer neuen Besucherverwaltung.

Digitalisieren Sie Ihr Besuchermanagement in weniger als 5 Minuten.