Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Artikel 28 Absatz 3 DS-GVO

Präambel

Diese Anlage konkretisiert die Verpflichtungen der Vertragsparteien zum Datenschutz, die sich aus der in den Nutzungsbedingungen von EinfachGast.de in ihren Einzelheiten beschriebenen Auftragsverarbeitungen ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit den Nutzungsbedingungen in Zusammenhang stehen und bei denen Beschäftigte des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer Beauftragte personenbezogene Daten (»Daten«) des Auftraggebers verarbeiten.

1. Gegenstand, Dauer und Spezifizierung der Auftragsverarbeitung

Aus den Nutzungsbedingungen von EinfachGast.de ergeben sich Gegenstand und Dauer des Auftrags sowie Art und Zweck der Verarbeitung. Im Einzelnen sind insbesondere die folgenden Daten Bestandteil der Datenverarbeitung:

Die Laufzeit dieser Anlage richtet sich nach der Laufzeit der Nutzungsbedingungen, sofern sich aus den Bestimmungen dieser Anlage nicht darüber hinausgehende Verpflichtungen ergeben.

2. Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die in den Nutzungsbedingungen konkretisiert sind. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet grundsätzlich nur in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf einer dokumentierten Weisung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Der Auftraggeber ist im Rahmen dieses Vertrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich (»Verantwortlicher« im Sinne des Art.4 Nr. 7 DS-GVO).

(2) Die Weisungen werden anfänglich durch die Nutzungsbedingungen von EinfachGast.de festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) an die vom Auftragnehmer bezeichnete Stelle durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Weisungen, die über die Nutzungsbedingungen hinausgehen und auch nicht erforderlich sind, um Rechtsverstöße im Zuständigkeitsbereich des Auftragnehmers zu verhindern bzw. abzustellen, können kostenpflichtig sein. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen.

3. Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 a) DS-GVO vor. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Der Auftragnehmer darf die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde.

(2) Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 32 DS-GVO) genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen. Dem Auftraggeber sind diese technischen und organisatorischen Maßnahmen bekannt und er trägt die Verantwortung dafür, dass diese für die Risiken der zu verarbeitenden Daten ein angemessenes Schutzniveau bieten.

Für die Einhaltung der vereinbarten Schutzmaßnahmen und deren geprüfter Wirksamkeit wird auf die genehmigten Verhaltensregeln nach Art. 40 DS-GVO verwiesen, denen sich der Auftragnehmer unterworfen hat und deren Einhaltung vom Auftraggeber geprüft und bestätigt wurde.

Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei jedoch sichergestellt sein muss, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.

(3) Der Auftragnehmer unterstützt soweit vereinbart den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffenen Personen gem. Kapitel III der DS-GVO sowie bei der Einhaltung der in Art. 33 bis 36 DS-GVO genannten Pflichten.

(4) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter und andere für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisung zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrages fort.

(5) Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden. Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen und spricht sich hierzu unverzüglich mit dem Auftraggeber ab.

(6) Der Auftragnehmer nennt dem Auftraggeber den Ansprechpartner für im Rahmen der Nutzungsbedingungen anfallende Datenschutzfragen.

(7) Der Auftragnehmer gewährleistet, seinen Pflichten nach Art. 32 Abs. 1 lit. d) DS-GVO nachzukommen, ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen.

(8) Der Auftragnehmer berichtigt oder löscht die vertragsgegenständlichen Daten, wenn der Auftraggeber dies anweist und dies vom Weisungsrahmen umfasst ist. Ist eine datenschutzkonforme Löschung oder eine entsprechende Einschränkung der Datenverarbeitung nicht möglich, übernimmt der Auftragnehmer die datenschutzkonforme Vernichtung von Datenträgern und sonstigen Materialien auf Grund einer Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber oder gibt diese Datenträger an den Auftraggeber zurück, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart.

In besonderen, vom Auftraggeber zu bestimmenden Fällen, erfolgt eine Aufbewahrung bzw. Übergabe, Vergütung und Schutzmaßnahmen hierzu sind gesondert zu vereinbaren, sofern nicht in den Nutzungsbedingungen bereits vereinbart.

(9) Daten, Datenträger sowie sämtliche sonstige Materialien sind nach Auftragsende auf Verlangen des Auftraggebers entweder herauszugeben oder zu löschen.

(10) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen.

4. Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.

(2) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, gilt §3 Abs. 10 entsprechend.

(3) Der Auftraggeber nennt dem Auftragnehmer den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen.

5. Anfragen betroffener Personen

(1) Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Weisung soweit vereinbart. Der Auftragnehmer haftet nicht, wenn das Ersuchen der betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht beantwortet wird.

6. Nachweismöglichkeiten

(1) Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten mit geeigneten Mitteln nach.

(2) Sollten im Einzelfall Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von diesem beauftragten Prüfer erforderlich sein, werden diese in der Regel zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs nach Anmeldung unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit durchgeführt. Der Auftragnehmer darf diese von der vorherigen Anmeldung mit angemessener Vorlaufzeit und von der Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung hinsichtlich der Daten anderer Kunden und der eingerichteten technischen und organisatorischen Maßnahmen abhängig machen. In besonderen Ausnahmefällen ist der Auftraggeber berechtigt, Inspektionen ohne Einhaltung der vorgenannten Bedingungen durchzuführen. Sollte der durch den Auftraggeber beauftragte Prüfer in einem Wettbewerbsverhältnis zu dem Auftragnehmer stehen, hat der Auftragnehmer gegen diesen ein Einspruchsrecht. Der Aufwand einer Inspektion ist für den Auftragnehmer grundsätzlich auf einen Tag pro Kalenderjahr begrenzt.

(3) Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige hoheitliche Aufsichtsbehörde des Auftraggebers eine Inspektion vornehmen, gilt grundsätzlich Absatz 2 entsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt, bei der ein Verstoß nach dem Strafgesetzbuch strafbewehrt ist.

7. Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)

(1) Der Einsatz von weiteren Subunternehmern als den in der Anlage „Subunternehmer“ genannten (als weitere Auftragsverarbeiter), ist nur zulässig, wenn der Auftraggeber vorher zugestimmt hat.

(2) Ein zustimmungspflichtiges Subunternehmerverhältnis liegt vor, wenn der Auftragnehmer weitere Auftragnehmer mit der ganzen oder einer Teilleistung der im Vertrag vereinbarten Leistung beauftragt. Der Auftragnehmer wird mit diesen Dritten im erforderlichen Umfang Vereinbarungen treffen, um angemessene Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten. Vor der Hinzuziehung weiterer oder der Ersetzung aufgeführter Subunternehmer holt der Auftragnehmer die Zustimmung des Auftraggebers ein, wobei diese nicht ohne wichtigen datenschutzrechtlichen Grund verweigert werden darf.

(3) Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an Subunternehmer, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem Vertrag dem Subunternehmer zu übertragen.

8. Informationspflichten, Schriftformklausel, Rechtswahl

(1) Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als »Verantwortlicher « im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung liegen.

(2) Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung, die auch in einem elektronischen Format (Textform) erfolgen kann, und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.

(3) Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Anlage zum Datenschutz den Regelungen des Vertrages vor. Sollten einzelne Teile dieser Anlage unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Anlage im Übrigen nicht.

(4) Es gilt deutsches Recht.

9. Haftung und Schadensersatz

Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffener Personen entsprechend der in Art. 82 DS-GVO getroffenen Regelung.

Anlage: Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)

Wir verwenden diese Subunternehmer, um das Produkt EinfachGast.de zu betreiben. Alle Subunternehmer speichern und verarbeiten Daten über Sie und durch Sie erfasste Besucherdaten.

Technische Bereitstellung der Infrastruktur von EinfachGast.de:

Google Cloud EMEA Limited
70 Sir John Rogerson’s Quay
Dublin 2
Irland

Auftragsinhalt: Bereitstellung der Cloud-Infrastruktur zum Betrieb von EinfachGast.de im Cloud-Rechenzentrum „Europe-West3“, Frankfurt am Main, Deutschland.

Anlage: Allgemeine technische und organisatorische Maßnahmen nach Artikel 32 DS-GVO

Die technische Bereitstellung der Infrastruktur zum Betrieb von EinfachGast.de erfolgt durch den genannten Subunternehmer „Google Cloud EMEA Limited“. Es werden keine physischen Server zum Betrieb von EinfachGast.de in den eigenen Unternehmensräumlichkeiten betrieben. Der genannte Subunternehmer, sowie dessen genutztes Rechenzentrum „Europe-West3“, verfügen über alle relevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen und Zertifizierungen, welche hier zu finden sind:

• https://cloud.google.com/security/compliance/offerings?hl=de#/regions=EMEA

Die beim Auftragnehmer in den Unternehmensräumlichkeiten eingesetzten allgemeinen technischen und organisatorischen Maßnahmen sind der folgenden Auflistung zu entnehmen:

Zutrittskontrolle

Technische bzw. organisatorische Maßnahmen zur Zutrittskontrolle, insbesondere auch zur Legitimation der Berechtigten:

• Zutrittskontrollsystem:
  Biometrische Zugangssperren
• Chipkarten/ Transpondersystem
• Türsicherung (elektrischer Türöffner)
• Besucherbuch / Protokoll der Besucher
• Überwachungseinrichtung:
  Alarmanlage, Videoüberwachung der Eingänge

Zugangskontrolle

Technische (Kennwort- / Passwortschutz) und organisatorische (Benutzerstammsatz) Maßnahmen hinsichtlich der Benutzeridentifikation und Authentifizierung:

• Kennwortverfahren (u.a. Sonderzeichen, Mindestlänge, regelmäßiger Wechsel des Kennworts, Ablauf des Kennworts)
• Automatische Desktopsperre bei Inaktivität
• Benutzerkontosperrung bei mehrfacher Falschanmeldung
• Anti-Viren-Software Clients
• Firewall Clients
• AES-Verschlüsselung aller Datenträgern
• Richtlinie „Clean desk“
• Richtlinie „Löschen / Vernichten“

Zugriffskontrolle

Bedarfsorientierte Ausgestaltung des Berechtigungskonzepts und der Zugriffsrechte sowie deren Überwachung und Protokollierung:

• Einsatz Berechtigungskonzepte (Profile, Rollen, Transaktionen und Objekte)
• Minimale Anzahl an Administratoren
• Verwaltung von Benutzerrechten durch Administratoren
• Aktenschredder (Stufe 3)
• Physische Löschung von Datenträgern
• Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, konkret bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten

Weitergabekontrolle

Maßnahmen bei Transport, Übertragung und Übermittlung oder Speicherung auf Datenträger (manuell oder elektronisch) sowie bei der nachträglichen Überprüfung:

• Verschlüsselung / Tunnelverbindung (VPN = Virtual Private Network)
• Elektronische Signatur
• Protokollierung
• Transportsicherung

Eingabekontrolle

Maßnahmen zur nachträglichen Überprüfung, ob und von wem Daten eingegeben, verändert oder entfernt (gelöscht) worden sind:

• Protokollierungs- und Protokollauswertungssysteme

Auftragskontrolle

Maßnahmen (technisch / organisatorisch) zur Abgrenzung der Kompetenzen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer:

• Eindeutige Vertragsgestaltung
• Formalisierte Auftragserteilung (Auftragsformular)
• Kriterien zur Auswahl des Auftragnehmers
• Kontrolle der Vertragsausführung

Verfügbarkeitskontrolle

Maßnahmen zur Datensicherung (physikalisch / logisch):

• Backup-Verfahren
• Spiegeln von Festplatten, z.B. RAID-Verfahren
• Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)
• Getrennte Aufbewahrung
• Patchmanagement
• Virenschutz / Firewall
• Notfallplan

Trennungskontrolle

Maßnahmen zur getrennten Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Löschung, Übermittlung) von Daten mit unterschiedlichen Zwecken:

• „Interne Mandantenfähigkeit“ / Zweckbindung
• Funktionstrennung (Produktion / Test)

Datenschutz-Maßnahmen

Maßnahmen zur regelmäßigen Überprüfung und Bewertung:

• Zentrale Dokumentation aller Verfahrensweisen und Regelungen zum Datenschutz mit Zugriffsmöglichkeit für Mitarbeiter (Intranet)
• Mitarbeiter geschult und auf Vertraulichkeit und Datengeheimnis verpflichtet
• Regelmäßige Sensibilisierung der Mitarbeiter mindestens jährlich

Stand: 20.04.2023 (Version 2)