Noch Fragen?
Unser Team hat Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen für Sie zusammengestellt.
Testphase
Sie können sich ganz einfach online für eine Testphase anmelden. Die Registrierung umfasst nur wenige Schritte und Sie benötigen lediglich eine E-Mail-Adresse.
Zahlungsdaten werden nicht benötigt und die Testphase endet automatisch nach 14 Tagen.
Gut zu wissen: Nach Ablauf der ersten 14 Tage können Sie Ihre Testphase jederzeit mit einem Klick nochmals um weitere 14 Tage verlängern. So können Sie auch bei längeren Abstimmungen sicher sein, alle Funktionen ausgiebig testen zu können. 😎
Die Verwaltungsoberfläche von EinfachGast läuft direkt in Ihrem Browser. Um die Einrichtung vorzunehmen, brauchen Sie also nur einen Computer, Sie müssen aber keine Software installieren.
Die Anmeldung von Besuchern funktioniert über zwei Varianten, die sie auch in der Testphase beide vollständig testen können:
- Mit Tablet: installieren Sie einfach unsere kostenlose Besuchererfassungs-App („EinfachGast Besucherverwaltung“ für iOS oder Android) auf einem Tablet
- Ohne Tablet (mit QR-Code): Scannen Sie einfach in der Verwaltungsoberfläche Ihren QR-Code mit Ihrer Smartphone-Kamera direkt vom Bildschirm ab oder drucken Sie ihn aus.
Die Tablet- und die QR-Code-Variante bieten den gleichen Funktionsumfang, mit Ausnahme der Druckfunktion von Besucherausweisen (diese Funktion steht nur auf dem Tablet zur Verfügung und benötigt einen kompatiblen Ausweisdrucker).
Gut zu wissen: Sie möchten lieber eine geführte Demo? Gerne führen wir Sie durch die Anwendung. Buchen Sie sich einfach hier einen für Sie passenden Termin. 😇
In der kostenlosen Testphase gibt es keine Einschränkungen. Ihnen stehen für 14 Tage alle Funktionen vollständig zur Verfügung. Die Anzahl an Benutzern, Geräten und Besuchern ist ebenfalls nicht begrenzt.
Auch für Besucher gibt es keinen Hinweis auf die Testphase, sodass Sie EinfachGast bereits in vollem Umfang in Ihrem Empfangsbereich einsetzen können.
Selbstverständlich genießen Sie in der Testphase auch unseren vollen Support: von prompten Antworten über unseren Chat direkt in der Verwaltungsoberfläche bis hin zu persönlichen Einweisungen per Telefon oder Video-Meeting.
Nach Ablauf der ersten 14 Tage können Sie Ihre Testphase jederzeit mit einem Klick nochmals um weitere 14 Tage verlängern.
Sollte auch der verlängerte Zeitraum in Ihrem Fall nicht ausreichen, um alle Funktionen ausgiebig zu testen, sprechen Sie uns gerne an und wir richten Ihnen einen individuellen erweiterten Testzeitraum ein.
Sie können jederzeit während oder nach Ablauf der Testphase unmittelbar in der Verwaltungsoberfläche eine Lizenz buchen. Sie haben dabei die Auswahl zwischen einer monatlichen und einer jährlichen Laufzeit.
Die Zahlung erfolgt wahlweise per Rechnung (Überweisung), über eine Kreditkarte, oder das SEPA-Lastschriftverfahren.
Sie wünschen eine andere Zahlungsmethode? Sprechen Sie uns an, gerne klären wir die verfügbaren Optionen mit Ihnen.
Gut zu wissen: Zusätzliche Standortlizenzen können Sie ebenfalls einfach direkt über die Verwaltungsoberfläche buchen. Abweichende Rechnungsadressen und Zahlungsmethoden pro Standort sind dabei problemlos möglich, auch wenn Sie alle Standorte zentral unter einem Account verwalten möchten.
Bei einer nachfolgenden Lizenzierung bleiben alle Daten und Einstellungen aus der Testphase erhalten.
Wenn Sie lieber frisch starten möchten, auch wenn es z.B. nur um die Besucherdaten geht, sprechen Sie uns gerne an und wir bereinigen eventuelle Testdaten aus Ihrem Account.
Preise und Abrechnung
Nein! Die Testphase ist vollkommen kostenlos, unverbindlich und endet automatisch nach 14 Tagen 😇
Die Anmeldung zur Testphase umfasst nur wenige Schritte und Sie benötigen lediglich eine E-Mail-Adresse. Zahlungsdaten werden nicht benötigt.
Gut zu wissen: Nach Ablauf der ersten 14 Tage können Sie Ihre Testphase jederzeit mit einem Klick nochmals um weitere 14 Tage verlängern. So können Sie auch bei längeren Abstimmungen sicher sein, alle Funktionen ausgiebig testen zu können und alle Beteiligten mit einzubinden. 😎
Sie können EinfachGast jederzeit während oder nach Ablauf der kostenlosen Testphase direkt in der Verwaltungsoberfläche buchen.
Sie haben dabei die Wahl zwischen einer monatlichen und einer jährlichen Laufzeit.
Die Zahlung erfolgt wahlweise per Rechnung (Überweisung), über eine Kreditkarte oder das SEPA-Lastschriftverfahren.
Sie wünschen eine andere Zahlungsmethode? Sprechen Sie uns an, gerne klären wir die verfügbaren Optionen mit Ihnen.
Weitere Standorte können Sie einfach in der Verwaltungsoberfläche anlegen.
Abweichende Rechnungsadressen und Zahlungsmethoden pro Standort sind dabei problemlos möglich, auch wenn Sie alle Standorte zentral unter einem Account verwalten möchten.
Pro Postleitzahlbereich ist ein eigenes Standort-Abonnement erforderlich.
Befinden sich z.B. mehrere Gebäude oder Werkshallen an einem Standort (innerhalb einer PLZ), benötigen Sie also dennoch nur ein einziges Standort-Abonnement.
Die Anzahl der Mitarbeiter ist nicht begrenzt. Sie können kostenfrei beliebig viele weitere Mitarbeiter in der Verwaltungsoberfläche anlegen.
Auch für die Anzahl an Besuchern und Besuchergruppen gibt es keine Einschränkungen.
Keine! Außer Ihrem Abonnement-Preis gibt es keine zusätzlichen oder versteckten Kosten, die für die Nutzung von EinfachGast anfallen. Garantiert. 🤩
Geräte & QR-Codes
Unsere EinfachGast-App zur Erfassung von Besuchern über ein am Empfang aufgestelltes Tablet funktioniert auf allen gängigen Tablet-Modellen.
Explizit unterstützt werden derzeit alle Apple iPad Modelle ab iOS Version 16, sowie alle Android-Tablets ab Android-Version 9.
Die EinfachGast-App erhalten Sie kostenlos im Apple AppStore, sowie im Google Play Store.
Besucher scannen den QR-Code einfach mit Ihrer Smarphone-Kamera.
Besucher benötigen daher keine separate App. 👏
Sie können Ihrem Standort beliebig viele zusätzliche Geräte & QR-Codes kostenfrei hinzufügen, um damit weitere Empfangsbereiche oder Gebäude abzudecken.
Falls sich die Gebäude jedoch in verschiedenen Postleitzahlenbereichen befinden, erfordert jeder Standort sein eigenes Abonnement.
Die Anmeldung ist bei beiden Varianten inhaltlich und funktionell identisch.
Sie unterscheidet sich nur in der Bedienbarkeit und ist von der Darstellung bei der QR-Code-Variante für Smartphones optimiert.
Lediglich der Ausdruck von Besucherausweisen, funktioniert nur über die Anmeldung an einem Tablet, da der Ausweisdrucker direkt mit dem Tablet gekoppelt wird.
Unter iOS, wie auch unter Android, ist es leider nicht möglich im Vordergrund geöffnete Apps automatisch zu aktualisieren.
Wir haben daher die sog. LiveUpdate-Funktion entwickelt. Dank dieser Funktion aktualisiert sich die App automatisch – ganz ohne Ihr Zutun, ohne Neustart und natürlich nur, wenn sich gerade kein Besucher anmeldet. 😎
Ausweisdrucker
Derzeit werden folgende Ausweisdrucker unterstützt:
Brother QL-820NWBc (USB, WLAN, LAN, Bluetooth)
Brother QL-820NWB (USB, WLAN, LAN, Bluetooth)
Folgende Verbrauchsmaterialien für die unterstützten Drucker haben sich im Alltag für die meisten Firmen als die besten erwiesen:
Standard-Papierausweise für Ausweishüllen: Brother DK-N55224
Selbstklebende Ausweise: Brother DK-22205
Selbstklebende Ausweise (inkl. Rot-Druck): Brother DK-22251
Der Drucker wird entweder per Bluetooth mit dem Tablet-Verbunden oder als Netzwerkdrucker eingerichtet und im Anschluss in der EinfachGast-App auf dem Tablet hinzugefügt.
Wie genau Sie den Drucker einrichten, erfahren Sie in unserem Hilfecenter.
Auch das wird mit unserem Ausweis-Editor zum Kinderspiel. Wir haben die gängigen Formate bereits als Vorlagen für Sie hinterlegt. Sie können diese Vorlagen frei anpassen oder auch mit einer leeren Vorlage starten und Ihren Besucherausweis ganz nach Ihren Wünschen gestalten.
Ja, Sie können pro Besuchertyp eine eigene Vorlage gestalten und festlegen.
Wie Sie eine Besucherausweisvorlage einer Besuchergruppe zuweisen, erfahren Sie in unserem Hilfecenter.
Datensicherheit
EinfachGast ist ein cloudbasierter Dienst zur Besucherverwaltung, der auf der Google Cloud Platform in Deutschland betrieben wird. Die Datenspeicherung und -Verarbeitung finden ausschließlich in Deutschland statt.
Das Google-Rechenzentrum erfüllt alle gängigen Sicherheits- und Compliance-Standards wie ISO 27001, TISAX, SOC 2 und HIPAA.
Sie können pro Besuchertyp selbst bestimmen, wie lange erfasste Daten aufbewahrt werden sollen. Von einer Löschung nach 24 Stunden bis zu einer unbegrenzten Aufbewahrungsdauer ist alles möglich.
Die Aufbewahrungsdauer von Bildmaterial bzw. Besucherfotos, ist aufgrund strengerer Datenschutzbestimmungen auf 14 Tage begrenzt.
So können Sie jederzeit sicher sein, dass die relevanten Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
EinfachGast nutzt stets HTTPS zur Verschlüsselung der Datenübertragung zwischen Client und Server. Im Ruhezustand werden sämtliche Daten mithilfe von AES-256 verschlüsselt.
Für die sichere Verwaltung der Verschlüsselungsschlüssel verwendet EinfachGast einen Key-Management-Service.
Datensicherungen werden vollständig verschlüsselt und Passwörter werden niemals gespeichert.
Wir implementieren kontinuierlich neue Funktionen, die Ihnen dabei helfen, Datenschutz und Sicherheit für Ihre Besucher effektiv zu verwalten.
Für weitere Informationen oder Rückfragen erreichen Sie uns jederzeit unter hallo@einfachgast.de