Digitales Besucher­management: 7 Vorteile gegenüber dem Papier-Besucherbuch

7 Vorteile von digitalem Besuchermanagement

1. Besucherdaten liegen nicht mehr offen aus
2. Im Notfall wissen Sie sofort, wer noch im Gebäude ist
3. Der Empfang wird entlastet, das spart Zeit und Geld
4. Unterweisungen und Geheimhaltungsvereinbarungen sind sauber nachgewiesen
5. Wiederkehrende Lieferanten und Monteure sind schneller angemeldet
6. Audits nach ISO 27001 und TISAX werden einfacher
7. Der erste Eindruck stimmt, in 25 Sprachen

1. Besucherdaten liegen nicht mehr offen aus

Im klassischen Besucherbuch sieht jeder neue Gast, wer vor ihm da war: Name, Firma, Uhrzeit, Ansprechpartner. Für einen Wettbewerber oder einen Lieferanten, der gerade ein Angebot abgibt, ist das eine interessante Lektüre. Datenschutzrechtlich ist das heikel, denn personenbezogene Daten müssen vertraulich behandelt werden (Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Dazu kommt die Speicherdauer. Besucherdaten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für den Zweck gebraucht werden. Bei Papierbüchern müsste jemand regelmäßig Seiten aussortieren und vernichten. In der Praxis passiert das selten.

Digital meldet sich jeder Besucher für sich an und sieht nur seine eigenen Angaben. Den Datenschutzhinweis bekommt er direkt bei der Anmeldung angezeigt. Die Besucherliste sehen nur die Personen, die Sie dafür freigeben. Die Löschfrist stellen Sie einmal ein, danach werden die Daten automatisch gelöscht. In EinfachGast geht das getrennt nach Standort und Besuchergruppe, die Daten liegen auf Servern in Deutschland. Mehr dazu im Beitrag Datenschutz und Datensicherheit im digitalen Besuchermanagement und auf unserer Seite zur Datensicherheit.

2. Im Notfall wissen Sie sofort, wer noch im Gebäude ist

Bei einem Feueralarm bleibt das Besucherbuch am Empfang liegen, genau dort, wo im Ernstfall niemand mehr hin sollte. An der Sammelstelle weiß dann keiner sicher, ob der Monteur aus Halle 3 schon draußen ist.

Mit einem digitalen Besuchermanagement rufen Ihre Evakuierungshelfer die Echtzeit-Übersicht der Anwesenden direkt an der Sammelstelle auf, zum Beispiel auf dem Smartphone. Melden sich auch Mitarbeiter und Fremdfirmen über das System an und ab, steht dort die vollständige Belegung. Größere Standorte lassen sich in mehrere Abschnitte aufteilen, sodass jede Sammelstelle nur ihren Bereich abgleicht. Der Feuerwehr können Sie so schnell sagen, ob noch jemand fehlt. Wie das im Detail funktioniert, zeigen wir auf der Seite Besuchermanagement für Brandschutz.

3. Der Empfang wird entlastet, das spart Zeit und Geld

Auf Papier läuft eine Anmeldung oft so: Der Besucher trägt sich ein, der Empfang sucht die Durchwahl, ruft den Gastgeber an, erreicht ihn nicht und versucht es später noch einmal. Dazu kommen Namensschilder von Hand, Rückfragen zu unleserlichen Einträgen und am Abend die Frage, wer eigentlich noch im Haus ist.

Digital erledigen Besucher den größten Teil selbst. Sie melden sich an und wählen ihren Ansprechpartner aus, der automatisch eine Nachricht per Microsoft Teams oder E-Mail bekommt. Der Besucherausweis wird gleich als Klebeetikett gedruckt, und beim Gehen melden sich Besucher selbst wieder ab. Der Empfang greift nur noch ein, wenn jemand Hilfe braucht, und hat wieder Zeit für Telefon, Post und die Gäste, die gerade vor ihm stehen.

Was das wert ist, lässt sich mit den eigenen Zahlen schnell überschlagen: Besucher pro Tag mal eingesparte Minuten pro Anmeldung mal Stundensatz. Ein Beispiel: Bei 20 Besuchern am Tag und drei eingesparten Minuten pro Besuch kommt eine Stunde Arbeitszeit pro Tag zusammen, im Monat rund 20 Stunden.

Angemeldet wird so, wie es zu Ihrem Empfang passt: an der Tablet-App für iOS und Android, per QR-Code mit dem eigenen Smartphone ohne App-Installation oder durch Ihre Empfangsmitarbeiter am PC.

4. Unterweisungen und Geheimhaltungs­vereinbarungen sind sauber nachgewiesen

Sicherheitsunterweisung, Hausordnung, Geheimhaltungsvereinbarung: Auf Papier sind das separate Formulare, die irgendwo abgeheftet werden, wenn sie nicht vergessen werden. Im digitalen Besuchermanagement sind sie Teil der Anmeldung. Der Besucher liest das Dokument und unterschreibt digital. Wer wann was bestätigt hat, ist mit Zeitstempel gespeichert und lässt sich später wiederfinden. Das hilft im Arbeitsschutz genauso wie beim nächsten Audit.

5. Wiederkehrende Lieferanten und Monteure sind schneller angemeldet

Gerade in Industriebetrieben kommen jeden Tag dieselben Leute: Paketdienst, Wartungstechniker, Reinigungsfirma, Monteure. Auf Papier tragen sie sich jedes Mal komplett neu ein. In EinfachGast legen Sie solche Personen einmal als gespeicherte Besucher an. Danach reicht am Tablet die Suche nach dem eigenen Namen, auf Wunsch abgesichert mit einer PIN, oder ein dauerhaft gültiger Ausweis, den sie vor die Kamera halten. Geht ein Ausweis verloren, sperren Sie nur dessen QR-Code und stellen einen neuen aus.

6. Audits nach ISO 27001 und TISAX werden einfacher

Wer ein ISMS nach ISO 27001 aufbaut oder sich auf ein TISAX-Assessment vorbereitet, muss zeigen, wie der physische Zutritt geregelt ist: Wer war wann auf dem Gelände, wer war Ansprechpartner, wurde unterwiesen. Mit einem Papierbuch heißt das Blättern in alten Ordnern. Digital haben Sie Ein- und Austrittszeiten, Gastgeber und unterschriebene Dokumente zu jedem Besuch an einer Stelle und können sie durchsuchen und exportieren. EinfachGast ist TISAX-ready. Was das für Ihr Audit bedeutet, steht auf der Seite Besuchermanagement für ISMS-Zertifizierung.

7. Der erste Eindruck stimmt, in 25 Sprachen

Unleserliche Handschrift, halb ausgefüllte Zeilen, ein Kugelschreiber an der Schnur: Ein Besucherbuch ist selten das, was Gäste als Erstes von Ihrem Unternehmen sehen sollten. Eine Anmeldung am Tablet mit Ihrem Logo und Ihrem Design wirkt aufgeräumt, und Pflichtfelder sorgen für vollständige Angaben. Internationale Besucher, Monteure und Fahrer wählen ihre Sprache selbst: Die Anmeldung steht in 25 Sprachen zur Verfügung, darunter Englisch, Polnisch, Rumänisch und Türkisch.