Besuchermanagement System digital statt analog managen
Mit einer Besuchermanagement Software integrieren Unternehmen die Verwaltung ihrer Besucherregistrierung in ihr digitales System. Ein digitales Besucherbuch ermöglicht es Unternehmen, öffentlichen Verwaltungen und anderen Nutzern, übersichtlich zu sehen, wer sich auf dem Gelände und im Gebäude befindet.
Das Problem
Das Besuchermanagement System basiert derzeit auf handgeschriebenen Zetteln und Papierbüchern. Es existiert kein digitales Besuchermanagement System. Eine einzelne Person ist für die Verwaltung des Besucherbuchs verantwortlich, und kein anderer Mitarbeiter hat direkten Zugriff auf die Daten. Im Notfall ist niemand außer dieser Person in der Lage, den Sicherheitskräften mitzuteilen, wie viele Personen sich im Gebäude befinden.
Die Lösung
Ein digitales Besucherbuch speichert Daten zentral in der Cloud, sodass autorisierte Personen jederzeit und von jedem digitalen Gerät aus darauf zugreifen können. Dies beschleunigt die Informationsübermittlung, ermöglicht die schnelle Überprüfung einzelner Angaben und liefert Einsatzkräften präzise Informationen zur sicheren und schnellen Evakuierung. Alle Daten und Angaben unterliegen dabei stets den Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Mit einem Besuchermanagement System Ressourcen sparen
Papierbasierte Besucherbücher verursachen nicht nur Aufwand bei der Verwaltung, sondern belasten auch die Umwelt durch Abholzung und chemische Prozesse in der Papierherstellung. Mit einem digitalen System können Unternehmen ihre ökologische Bilanz verbessern und gleichzeitig auf nachhaltige Ressourcenverwaltung setzen.
Besuchermanagement Software für die sichere Besucherverwaltung
Während Besucherdaten auf Papier schnell verloren gehen können und aus Datenschutzsicht schwer mit der DSGVO in Einklang zu bringen sind, gelten digital gespeicherte Daten als zeitlich unbegrenzt abrufbar. Das gilt auch für ein digitales Besuchermanagement System. Die Software wird in Echtzeit aktualisiert und führt automatische Backups durch, um den aktuellen Datenstand zu sichern. Die Anwendung kann auf jedem internetfähigen Gerät heruntergeladen und installiert werden, um die Angaben zu verwalten. Ein Defekt an einem Tablet, Smartphone oder Computer stellt kein Problem dar, da das Besuchermanagement System den Zugriff auf die Besucherdaten nicht einschränkt. So können Nutzer jederzeit ein anderes Gerät verwenden, um die Besucherdaten abzurufen.
Digitales Besucherbuch ist barrierefrei
Die Entzifferung der Handschrift des Verwalters im Besuchersprotokoll kann schwierig sein und die Identifizierung entsprechender Personen im Nachhinein stark erschweren. Ein digitales Besucherbuch bietet hier deutliche Vorteile und ist wesentlich benutzerfreundlicher. Mit einer Besuchermanagement Software gibt es keine unleserlichen Angaben, weder für die Verwaltung noch für die Besucher, die sich in dem System registrieren.
Besucherverwaltung durch digitales Besuchermanagement vereinfachen
Niemand möchte Kisten mit Besucherbüchern herumschleppen, um Informationen nachzuschlagen. Dieses veraltete System lässt sich leicht durch eine Besuchermanagement Software ersetzen. Digitalisieren Sie Ihr Besucherbuch in wenigen Minuten mit einer einfachen Tablet-App oder über einen QR-Code. Das vereinfacht nicht nur die Erfassung und Aufbewahrung von Daten, sondern vermittelt Ihren Besuchern auch einen professionellen ersten Eindruck.
Mit Besuchermanagement Software Krisen steuern
Im Notfall wie einem Brand ist ein schneller Überblick über die Anwesenheit von Besuchern entscheidend. Ein digitales Besucherbuch liefert den Einsatzkräften in Echtzeit alle relevanten Informationen, um Evakuierungsmaßnahmen effizient durchzuführen zu können. Das Besuchermanagement System ist so konzipiert, dass alle Vorgaben zum Datenschutz eingehalten werden und nur autorisierte Personen Zugriff auf die hinterlegten Angaben haben.
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